GTD – acho que finalmente entendi :D

Já li bastante sobre o tal do GTD (Getting Things Done), li também o livro sobre ZTD (Zen to Done), e a pouco resolvi finalmente ler o livro do David Allen sobre GTD, e acho que finalmente entendi a brincadeira, pelo menos de uma forma que esta funcionando para mim.

Uma coisa que percebi é que é uma grande mudança de hábitos, e que eu funciono melhor mudando um hábito de cada vez, e foi o que fiz, adicionando passo a passo, ainda não estou usando todas as praticas mas já melhorou bastante minha organização.

E claro que como qualquer maluco de TI eu preciso de softwares para fazer qualquer coisa, e neste caso estou usando só o Evernote, por que ele torna a primeira prática extremamente simples, vou descrever passo a passo abaixo o que do GTD eu estou usando, e se alguém mais usa GTD e perceber que entendi alguma coisa errado, por favor estejam a vontade para me avisar 😀

Coleta
A coleta é a fase mais importante e mais difícil de começar na minha opinião, a idéia básica é se acostumar a colocar no mesmo lugar todas as possíveis tarefas que chegarem, mesmo antes de ter certeza se é uma tarefa.

Eu criei uma pasta chamada “Caixa de entrada” no Evernote, onde eu coloco todas as tarefas do trabalho, emails que precisam de ação, foto ou scan de contas que chegam, artigos que posso me interessar no futuro, idéias que eu tenho para novos projetos.

Quando for começar a fazer isto, um exercício interessante é sentar em algum lugar em casa e anotar tudo o que tu lembrar que precisa fazer, qualquer pequeno concerto, qualquer coisa que tu acha que precisa comprar, qualquer coisa que passar pela cabeça.

Um ponto importantissimo é que tem que ser um item em casa nota do Evernote, pense que esta escrevendo cada item em um pequeno pedaço de papel, ou se se sentir mais confortável, escreva cada item em um pedaço de papel e coloque tudo na mesma caixa 😀

Processamento Diário
Depois de encher a caixa de entrada, coisa que vai acontecer com frequencia, já que todos os dias recebemos emails, tarefas, e tudo isto deve ir para a caixa de entrada, temos de processar estas informações.

Este processamento tem um passo a passo bem simples e que deve ser seguido, para evitar que comecemos a fazer apenas o que queremos, gostamos e lembramos, e deixemos o resto por lá.

O processamento começa com o primeiro item da caixa de entrada, e termina no último, não devemos pular, olhar o de baixo que eu já sei o que fazer, começar pelo meio, …
Se não estiver usando o Evernote, a indicação é começar de cima para baixo, mas o importante é seguir uma ordem e não pular items.

Para cada um dos items, segue-se este script:

2. Precisa de algum tipo de ação sua neste item?
2. Não precisa
* Se precisar deste item como referencia no futuro, arquive ele
* Se não precisar dele como referencia no futuro, apague
2. Precisa
* Se ele é uma tarefa simples e leva menos de 2 minutos, faça agora
* Se ele é uma tarefa simples e leva mais de 2 minutos, adicione a lista de atividades
2. Se ele precisa de uma ação, mas é maior que uma única tarefa, agora este item é um projeto
1. Quebre o item em tarefas simples e adicione elas a lista de atividades
2. Anote no projeto quais tarefas pertencem aquele projeto
3. Nada por enquanto, mas um dia quem sabe
1. Idéias, coisas que não sabe se vai comprar, … tudo isto vai para uma lista chamada “Um dia quem sabe”

Sobre adicionar a lista de atividades, na lista acima isto é um conceito simplista demais, na verdade este item é mais complexo, por exemplo um item destes pode ser agendado para algum momento especifico no futuro, para isto você pode usar uma agenda, o calendário do seu celular, eu prefiro utilizar os lembretes do Evernote.

Quanto a listas de atividade, quando eu comecei eu tinha só uma, mas como é mencionado no livro, é muito mais produtivo quando as listas tem contexto, ou seja, hoje eu tenho um caderno no Evernote para todas as tarefas, e uso tags para separar por contexto, os contextos que eu criei por enquanto são:
@Fone
@Compras
@Pessoal
@Trabalho

Alem de eu também criar uma tag por projeto com o nome do projeto, e na hora de arquivar eu tenho várias tags por assunto.

Para facilitar a visualização, eu tenho também tags por dia da semana que uso na hora de organizar as tarefas da semana.

Fazer

Isto não esta explicito no livro, eu acho que todos deveriam sub intender isto, já que este é o objetivo, mas tem um monte de gente reclamando que o GTD não foca no “D”.

Eu acho que foca sim, e todos os dias eu pego a lista de tarefas, por contexto por exemplo, se estou no mercado ou no shopping eu pego a lista @Compras e compro o que esta ali.

Se estou no horário de trabalho pego a lista @Trabalho e começo a fazer os itens da lista.

Se aparecer alguma outra coisa durante o trabalho, o que sempre aparece, se for urgente vai direto para a lista @Trabalho e se não for vai pra caixa de entrada para processar amanha.

Assim que termino uma tarefa, marco ela como pronta e passo para a próxima.

Processamento Semanal

Bem parecido com o processamento diário, mas aqui você deve revisar todos os projetos para ver o progresso de cada, e lembrando que no conceito do GTD um projeto é simplesmente uma coisa que precisa de mais de um passo para ser feita, por exemplo, comprar uma bicicleta não é uma tarefa, e sim um projeto por que inclui escolher um estilo de bicicleta (speed, mountain, hibrida, dobravel, …), escolher uma bicicleta no estilo definido, pesquisar preço, e por último ir até a loja e fechar a compra.

Neste momento gosto de anotar nos cartões de projeto como anda o progresso de cada um.

Também é o momento para revisar a lista “Um dia quem sabe”, dar uma olhada nas idéias de lá, nas coisas que pensou em comprar um dia para ver se já esta na hora ou se não quer mais, apagar alguns itens daquela lista, …

E eu gosto também de re-checar os itens marcados como concluídos durante a semana, isto ajuda na motivação, ver a quantidade de coisas que conseguimos terminar durante a semana passada.

Vantagens que vi no GTD até agora

*Motivacional* – Antes de começar a ter todas as minhas anotadas, eu sempre acreditei ter uma boa memória e fazia tudo de cabeça, claro que as vezes eu esquecia de alguma coisa, mas o pior para a motivação e para o bom humor, é que várias vezes, durante o trabalho, temos uma tarefa principal e daqui a pouco começam a chegar inúmeras outras que precisam ser feitas no mesmo dia, mas a sensação que fica no final do dia é que não fizemos nada de produtivo pois aquela tarefa principal não foi finalizada.
Pois agora não tenho mais isto, posso ver uma lista grade de coisas finalizadas naquele dia, e como uma tarefa grande se torna um projeto, eu com certeza vou ver algum progresso naquela tarefa grande e importante que eu tinha, pois alguns dos itens serão marcados como concluídos.

*Organização* – Não estou mais pagando juros de contas atrasadas, não tenho deixado de fazer coisas que preciso fazer, e quando demoro muito para fazer algo, só o fato de ver todos os dias aquilo na minha lista de tarefas me incomoda o suficiente para fazer o mais rápido possível.

*Produtividade* – É incrível como o nosso cérebro perde tempo nos lembrando de coisas que não podemos fazer agora, e segundo algumas teorias temos uma quantidade limitada de atenção que podemos usar no mesmo dia.

Depois que você confiar no seu sistema, quando colocar uma tarefa na lista, o seu cérebro vai descansar e parar de bater naquela tecla por que ele sabe que a tarefa vai ser finalizada no momento necessário.
Isto poupa bastante energia, e tenho conseguido focar mais nas tarefas que preciso realizar, a quantidade de vezes que estou fazendo uma coisa e o cérebro começa sozinho a lembrar de outra que não posso fazer agora caiu para praticamente zero, e tenho completado muito mais coisas durante o dia.
Ou seja, percebo um aumento de produtividade no meu trabalho, e normalmente termino o dia menos cansado.

—————————-

Bom, acho que é isto, se eu esqueci de alguma coisa, por favor me avisem, e se gostaram da brincadeira, recomendo ler um pouco sobre GTD, gostei bastante do método, mesmo que eu ainda não esteja usando ele todo 😀